Souveräne IT · Umstieg
Abläufe automatisieren
Formular kommt rein, Datensatz wird angelegt, Bestätigung geht raus, Team bekommt Bescheid — einmal eingerichtet, läuft es. Auf Ihrem Server, ohne Gebühr pro Durchlauf.
Abläufe automatisieren im Einzelnen.
Systeme verbinden
Ihre Website, das Postfach, die Ablage, die Buchhaltung, der Kalender — dazwischen entstehen sonst Handgriffe, die jemand täglich wiederholt.
Ohne Preis pro Durchlauf
Die üblichen Anbieter rechnen nach Anzahl der Vorgänge ab. Bei uns läuft der Ablauf auf Ihrem Server, hunderttausend Durchläufe kosten so viel wie hundert.
Sichtbar statt magisch
Jeder Ablauf ist ein Diagramm, das man ansehen und verstehen kann. Kein Skript, das nur eine Person im Haus versteht und das nach deren Weggang niemand anfasst.
Fehler fallen auf
Wenn ein Ablauf scheitert, gibt es eine Meldung statt Stille. Der häufigste Mangel selbstgebauter Automatisierung ist, dass ihr Ausfall monatelang unbemerkt bleibt.
Daten bleiben im Haus
Bei den Cloud-Anbietern fließen Ihre Inhalte durch fremde Systeme — bei Bewerbungen, Spendendaten oder Klientenanfragen ein echtes Thema. Hier bleiben sie auf Ihrem Server.
Wir bauen, Sie ändern
Auf Wunsch richten wir die Abläufe ein und übergeben sie so, dass Sie Kleinigkeiten selbst anpassen können — Texte, Empfänger, Zeitpunkte.
Was Sie davon haben
In kleinen Organisationen macht Automatisierung oft mehr Unterschied als in großen, weil es keine Abteilung gibt, die Routinearbeit auffängt. Wenn die Geschäftsführerin selbst Rechnungen sortiert und Bestätigungen tippt, kostet jede wiederkehrende Aufgabe die teuerste Arbeitszeit im Haus.
Der Kostenpunkt gegenüber den Cloud-Anbietern wird schnell deutlich: Deren Abrechnung nach Vorgängen ist bei niedrigen Mengen günstig und wird unangenehm, sobald etwas gut läuft. Ein Verein, der Spendeneingänge automatisch verarbeitet, zahlt dann für den Erfolg.
Wie wir vorgehen
- Ablauf verstehen — Wir schauen uns an, was heute von Hand passiert, und zwar am konkreten Fall, nicht am Ablaufdiagramm aus dem Qualitätshandbuch.
- Rechnung aufmachen — Wie oft, wie lange, was kostet die Einrichtung. Wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das.
- Bauen und testen — Erst im Trockenlauf, dann scharf, zunächst mit Benachrichtigung bei jedem Durchlauf.
- Übergeben — Dokumentation, Zugang und eine Einweisung, damit Sie die einfachen Anpassungen selbst machen können.
Wann sich das nicht lohnt
Wenn ein Vorgang jedes Mal anders aussieht und menschliche Einschätzung braucht, ist Automatisierung der falsche Weg — dann automatisiert man das Chaos. Und wenn der Ablauf heute schlecht ist, wird er automatisiert nur schneller schlecht. Wir sprechen solche Fälle an, bevor wir bauen.
Links
- Anfrage: über das Kontaktformular
Häufige Fragen
Was automatisiert man typischerweise?
Häufig sind es Übergaben zwischen Systemen: Anfrage über das Kontaktformular wird zum Vorgang und löst eine Bestätigungsmail aus. Neue Spende wird erfasst, Quittung vorbereitet, Danksagung verschickt. Rechnung kommt per Mail, wandert in den richtigen Ordner, Buchhaltung bekommt Bescheid. Monatlich ein Bericht aus mehreren Quellen. Selten spektakulär, aber es summiert sich.
Brauchen wir dafür Programmierkenntnisse?
Zum Bauen nicht unbedingt, die Abläufe werden zusammengeklickt. Zum guten Bauen hilft Erfahrung, besonders bei Fehlerbehandlung und Wiederholungen. Wir richten es ein, Sie ändern danach die einfachen Dinge selbst.
Was, wenn ein Ablauf etwas Falsches tut?
Jeder Durchlauf wird protokolliert, Sie sehen, was wann passiert ist. Bei heiklen Schritten — etwas löschen, etwas verschicken — bauen wir eine Bestätigung ein oder lassen den Ablauf erst einmal nur vorschlagen, statt auszuführen.
Lohnt sich das bei unserer Größe?
Die Faustregel: Wenn ein Handgriff mehrmals pro Woche anfällt und länger als ein paar Minuten dauert, rechnet sich die Automatisierung innerhalb eines Jahres. Bei etwas, das zweimal im Jahr vorkommt, ist Handarbeit billiger. Wir rechnen das vorher ehrlich durch.
Was passiert, wenn Sie nicht mehr verfügbar sind?
n8n ist freie Software, die Abläufe sind exportierbar und dokumentiert. Jeder andere Dienstleister mit n8n-Kenntnis kann übernehmen. Das ist der Unterschied zu einem Skript, das nur in einem Kopf existiert.
Passt das zu Ihnen?
Schreiben Sie uns kurz, wie Sie heute arbeiten und wo es hakt. Sie bekommen innerhalb von zwei Werktagen eine ehrliche Einschätzung — auch dann, wenn ein Wechsel sich für Sie nicht lohnt.