Souveräne IT · Umstieg
Dateien & Zusammenarbeit
Eine Ablage, die allen gehört: Dateien, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Office-Dokumente in einer Oberfläche. Keine Lizenzkosten pro Person, keine Daten in den USA, und Ihre Ordnerstruktur ziehen wir mit um.
Dateien & Zusammenarbeit im Einzelnen.
Dateien für alle
Gemeinsame Ordner mit Rechten pro Gruppe, Versionsverlauf, Papierkorb, Freigabe-Links mit Passwort und Ablaufdatum. Auf dem Rechner wie ein normales Laufwerk, unterwegs per App.
Kalender und Kontakte
Gemeinsame Team-Kalender und Adressbücher, die auf Outlook, Thunderbird, iPhone und Android laufen — über offene Standards, nicht über eine App-Pflicht.
Office im Browser
Collabora Online öffnet Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt in Nextcloud, mehrere Personen gleichzeitig im selben Dokument. Formate bleiben kompatibel.
Eigene Instanz
Ihre Organisation bekommt eine eigene Installation mit eigener Datenbank — keine geteilte Mandanten-Umgebung, in der fremde Daten nebenan liegen.
Backup inklusive
Tägliche Sicherung auf getrennten Speicher, Aufbewahrung nach Absprache, und wir testen die Rückspielung — ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup.
Umzug Ihrer Daten
Bestehende Dateien aus OneDrive, Dropbox oder vom alten Fileserver bringen wir mit Struktur und Rechten herüber. Sie fangen nicht bei null an.
Was Sie davon haben
Der offensichtliche Punkt sind die Kosten: Sie zahlen nicht mehr pro Person und Monat. Eine Organisation, die von zehn auf fünfzehn Mitarbeitende wächst, zahlt bei uns nicht das Anderthalbfache — der Server bleibt derselbe.
Der weniger offensichtliche Punkt ist die Kontrolle. Sie entscheiden, wie lange Daten aufbewahrt werden, wer worauf Zugriff hat und wann eine Funktion sich ändert. Kein Anbieter schaltet Ihnen über Nacht eine KI-Auswertung dazu, die Sie nicht bestellt haben, und keine Preiserhöhung kommt per E-Mail ins Haus.
Für gemeinnützige Organisationen kommt ein dritter Punkt dazu: Sie können gegenüber Mitgliedern, Spendern und Aufsichtsbehörden belegen, wo die Daten liegen. Das ist ein Unterschied zu „wir haben die Standardvertragsklauseln akzeptiert“.
Wie der Umzug läuft
- Bestandsaufnahme — Wir schauen uns an, was Sie heute nutzen: wie viele Menschen, wie viele Daten, welche Ordnerstruktur, welche Kalender, welche Besonderheiten. Meist ein Gespräch von einer Stunde.
- Aufbau der Instanz — Wir richten Ihre Nextcloud ein, legen Benutzer und Gruppen an, konfigurieren Rechte und Backup. Sie bekommen einen Testzugang und schauen sich alles in Ruhe an.
- Daten-Umzug — Der Bestand wandert herüber, bei großen Mengen in Etappen. Ihre alte Umgebung läuft in dieser Zeit weiter, es gibt keinen Stichtag, an dem plötzlich nichts mehr geht.
- Einweisung — Eine Schulung für das Team, meist zwei Stunden, plus eine kurze schriftliche Anleitung für die Dinge, die man am Anfang nachschlägt.
- Abschalten des alten Vertrags — Erst wenn alles läuft und die Daten vollständig sind. Diesen Schritt machen Sie selbst, wir sagen Ihnen, worauf zu achten ist.
Gesamtdauer typischerweise ein bis zwei Wochen, je nach Datenmenge und wie viele Sonderfälle es gibt.
Wann sich der Wechsel nicht lohnt
Wenn Sie eine Branchensoftware einsetzen, die zwingend eine SharePoint-Anbindung oder ein Exchange-Postfach voraussetzt, wird es aufwendig. Das kommt vor, etwa bei älteren Warenwirtschafts- oder Kanzleisystemen. Wir sagen Ihnen das im Erstgespräch, statt es später als Zusatzaufwand abzurechnen. Manchmal ist dann ein Teilwechsel sinnvoll — Dateien und Kalender zu uns, das Spezialsystem bleibt, wo es ist.
Links
- Anfrage: über das Kontaktformular
- Hintergrund zur Haltung: digitalbydefault.eu
Häufige Fragen
Können wir weiter mit Word und Excel arbeiten?
Ja. Nextcloud speichert Ihre Dateien in den Formaten, die Sie schon haben. Wer Microsoft Office auf dem Rechner behalten will, arbeitet damit weiter — die Dateien liegen dann nur woanders. Wer im Browser arbeiten möchte, nutzt Collabora Online. Beides parallel ist möglich.
Was passiert mit unseren bestehenden Dateien?
Die ziehen mit um. Wir exportieren aus OneDrive, SharePoint, Dropbox oder vom alten Fileserver und spielen die Struktur in Nextcloud ein, inklusive Ordnerrechten. Bei großen Beständen läuft der Umzug schrittweise, damit niemand tagelang ohne Zugriff ist.
Wie funktioniert das Arbeiten von unterwegs?
Es gibt Apps für Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Auf dem Rechner sieht Nextcloud aus wie ein Laufwerk, Dateien werden im Hintergrund synchronisiert. Am Telefon funktionieren Foto-Upload, Dokumentenzugriff und Kalender wie gewohnt.
Wo stehen die Server?
In Deutschland, bei einem deutschen Anbieter. Es gibt keine Datenübermittlung in die USA, und Sie bekommen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Was, wenn wir irgendwann wieder wechseln wollen?
Dann nehmen Sie Ihre Daten mit. Nextcloud speichert Dateien als normale Dateien, nicht in einem proprietären Format. Wir exportieren den kompletten Bestand und übergeben ihn — ohne Ausstiegsgebühr und ohne Vertragsbindung, die den Wechsel künstlich erschwert.
Und wenn bei uns niemand IT kann?
Genau dafür gibt es den Service. Einrichtung, Updates, Sicherheits-Patches und Backup laufen bei uns. Ihre Leute bekommen eine kurze Einweisung und eine Anlaufstelle für Fragen. Sie brauchen niemanden im Haus, der sich um Server kümmert.
Passt das zu Ihnen?
Schreiben Sie uns kurz, wie Sie heute arbeiten und wo es hakt. Sie bekommen innerhalb von zwei Werktagen eine ehrliche Einschätzung — auch dann, wenn ein Wechsel sich für Sie nicht lohnt.