Portego Konferenzmanager

Was es tut

Portego bildet den Weg einer Veranstaltung ab: Ankündigung, Anmeldung, Einreichung von Beiträgen, Programmplanung, Veranstaltungstag, Nachbereitung. Für Barcamps ebenso wie für klassische Tagungen — die beiden unterscheiden sich weniger in der Technik als darin, wer über das Programm entscheidet.

Zwei Wege zum Programm

Offen. Alle dürfen einreichen, alle stimmen ab, die Reihenfolge ergibt sich aus dem Zuspruch. Das Orga-Team verteilt am Veranstaltungstag auf Räume und Zeitslots, der Plan steht binnen Minuten. Der klassische Barcamp-Weg.

Kuratiert. Ausschreibung mit Frist, Bewertung durch ein Programmkomitee, Auswahl, Zu- und Absagen, Betreuung der Referentinnen und Referenten, mehrere Programmfassungen bis zur endgültigen. Der Weg einer Fachtagung.

Beides läuft auf demselben System, und eine Organisation kann beides parallel betreiben — das eine Format schließt das andere nicht aus.

Was drin ist

Anmeldung mit Platzkontingent — Teilnehmende melden sich an, die Zahl der freien Plätze steht sichtbar dabei. Ohne Konto: eine E-Mail-Adresse, ein Link zum Bestätigen, fertig.
Call for Papers — Einreichung mit Titel, Beschreibung, Format und Thema. Bei offenen Formaten mit Abstimmung, bei kuratierten mit Bewertung durch das Komitee und automatischen Bescheiden.
Sessionplan in Echtzeit — Zeitraster über alle Räume, aktualisiert sich ohne Neuladen auf allen Geräten. Wahlweise als Fahrplan oder als Wand für die Projektion im Foyer. Einzelne Beiträge lassen sich in den eigenen Kalender übernehmen.
Elektronische Visitenkarte — Teilnehmende legen sich eine Karte an und entscheiden selbst, welche Angaben sie mit wem teilen. Ersetzt das Abfotografieren von Namensschildern, ohne dass eine Teilnehmerliste herumgereicht wird.
Newsletter mit sauberer Einwilligung — Doppelte Bestätigung, benannter Empfänger, Abmeldung mit einem Klick. Einwilligungstext und Widerruf sind so gebaut, dass sie einer Prüfung standhalten.
Veranstaltungs-Setup — mehrere Tage, Räume, Zeitslots und Pausen frei konfigurierbar, dazu eine öffentliche Seite je Veranstaltung mit Programm, Anreise und Sponsorenblock.
Zweisprachig — Deutsch und Englisch, umschaltbar im Kopf der Seite oder automatisch nach Browsereinstellung. Wichtig bei Tagungen mit Gästen aus dem Ausland.
Hell und dunkel — folgt dem System oder wird von Hand gewählt.
Barrierefrei nach WCAG 2.2 AA — Tastaturbedienung, Kontraste, Beschriftungen. Für öffentliche Träger Pflicht, für alle anderen der Unterschied zwischen nutzbar und nutzbar für manche.
Mandantenfähig — beliebig viele Veranstaltungen auf einem System, mit eigener Adresse, eigenem Logo und harter Datentrennung.
DSGVO by Design — keine Cookies, keine Profilbildung, keine externen Schriften, keine Inhalte von Drittanbietern. Auskunft und Löschung als Selbstbedienung.

Für wen

Veranstalter von Fachtagungen und Konferenzen, die Einreichung, Begutachtung und Programmplanung an einer Stelle führen wollen
Community-Organisator:innen wiederkehrender Barcamps, offen wie organisationsintern
Verbände, Kammern und öffentliche Träger, die klassische Formate um offene ergänzen — und die bei Barrierefreiheit und Datenschutz belegen müssen, was sie behaupten
Interne Formate in Unternehmen — Team-Retros, Innovation-Days, offene Fachtage

Ausprobieren

Das Demo-System unter demo.portego.eu zeigt drei Veranstaltungen in drei Zuständen: ein laufendes Barcamp mit gefülltem Sessionplan, eines in Vorbereitung mit laufendem Call for Papers, und eine Fachtagung mit kuratiertem Programm. Alle Daten sind erfunden und werden jede Nacht neu eingespielt — Sie dürfen dort alles anfassen.